学院办公室

（办公地点：理化楼213 办公电话：028-84078874）

 

办公室主任岗位职责：

一、主持负责学院办公室全面工作。指导和督促办公室人员完成国有资产管理、财务管理、人事管理、科研管理、信息化建设、文件与档案管理、对外交流合作、会议组织、宣传、后勤保障等任务。

二、协助做好：

1)  拟定学院工作计划、总结；结合学院实际，提出学院行政管理工作相关制度建设和完善建议并起草相关制度文件。

2)  拟定人事工作、议事安排、绩效分配等专项工作方案。

3)  收集学院师生意见并及时报告学院领导。

4)  牵头协调学院各系部室做好学院行政管理相关工作。

三、做好师生服务工作。及时组织传达、学习涉及师生切实利益的上级文件和决议精神；接待师生来访，做好政策咨询、解释工作；按照相关规定办理师生事务。

四、检查督促、记录办公室各岗位工作完成情况，组织办公室的业务学习、政治学习与集体活动。

五、组织重大活动、学术会议、来客来访的相关接待及后勤服务。

六、协助院领导抓好学院人事工作及议事安排，负责综合协调学院与学校有关单位及校外的工作关系，以及各系、室、科的工作衔接。

七、负责组织、检查、落实各种会议、活动的准备工作和组织工作，确保按时顺利进，落实和印发会议纪要。

八、协助相关领导做好实验室参观、检查、会议等后勤工作。

九、做好工作风险防范，及时发现工作中可能面临的问题、存在的漏洞，提出处理建议并报告上级领导。做好工作记录，备忘备查。

十、创新开展工作，及时总结工作经验，发表相关成果和调研报告等。

十一、  负责组织学院的网站建设和信息化建设。

十二、  在办公室落实首问负责制。

十三、  完成领导交办的其他工作。

 

综合行政秘书岗位职责：

一、负责通知各种会议召开的时间、地点与参会人员并做好会议的准备工作；做好各种会议、来电、通知的记录；各种材料收发与协调、管理工作。

二、按照学校、学院相关规定做好相关工作：

1)   协助办公室主任草拟学院工作计划、总结；

2)   学院的印章管理；

3)   学院层面会议的组织服务以及会议纪要的拟定、签发；

4)   做好教师人事管理相关工作，包括新进教师的招聘以及人事关系办理职称评审资料整理与报送等，协助教师做好相关证明材料的办理等；

5)   上级文件的签收、转发以及学院文件的签发等工作；

6)   来访人员的接待安排以及相关政策咨询、答疑等。

三、负责学院院报刊、杂志的订阅，报刊、杂志、信件等的收发工作。

四、负责理化楼环工学院所辖区域、环工楼等日常清洁管理、督促清洁工做好以上区域的保洁工作。

五、负责本部门办公用品的采购、分发管理工作。

六、负责会议室、学术报告厅等日常管理及日常维护；学院周边环境监理（如卫生、安全、秩序等），并做出处理，配合保卫处做好学院安全消防工作，或把情况上报有关院主管领导及学校相关部门。

七、落实首问负责制。

八、完成学院领导及办公室主任分配的其他工作。

 

档案与信息化管理秘书岗位职责：

一、深入学习和掌握学校档案管理和信息化管理的相关知识和规定；按照学院安排参加相关会议和培训，提高思想政治素养和业务素养。

二、搜集、整理、录入和网上发布与科研项目、学术论文和专著、科研报告、科研项目的获奖情况的有关的各类信息等。

三、做好科技部及相关部门统计报告和报表编制及上传等工作。

四、负责学院相关人事档案的整理和录入。

五、负责资料室的资料借阅登记工工作。

六、负责资料室的安全和保密工作。

七、负责资料室本科和研究生毕业论文和教学文件的归档工作。

八、负责资料室的资料档案信息化管理建设工作。

九、负责督促学院各部门及时上传相关档案和录入相关数据。

十、负责学院网站内容更新和新闻的发布。

十一、  完成学院领导及办公室主任分配的其他工作。

十二、  落实首问负责制。

十三、  协助院办主任负责收集、更新学院教师及相关工作信息，做好各类统计工作。

 

科研与财务管理秘书岗位职责：

一、深入学习和掌握学?？蒲泄芾砗筒莆窆芾淼南喙毓娑?；按照学院安排参加相关会议和培训，提高思想政治素养和业务素养。

二、根据学校学?？蒲泄芾?、文件与档案管理相关规定，提出完善学院相关实施办法相关建议，报请学院批准后实施。

三、按照学校、学院科研管理、财务管理相关规定，做好相关工作。

四、服务师生，向教师、学生、家长以及相关人员做好科研、财务管理相关政策的宣讲、咨询和答疑工作，协助教师、学生办理科研及财务相关事宜。

五、负责学院相关经费的预约报销工作。

六、做好工作风险防范，及时发现工作中可能面临的问题、存在的漏洞，提出处理建议并报告向上级领导。

七、创新开展工作，及时总结工作经验，发表相关成果和调研报告等。

八、学院办公室安排的其他工作。

九、落实首问负责制。

十、完成领导交办的其他工作。

 

 

研究生教学工作

 

研究生教务管理岗位职责：

一、负责汇总各学科、专业的年度招生计划、招生专业目录的上报；协助落实博士、硕士、工程硕士招生考试的命题和阅卷工作、做好研究生（含工程硕士）复试和录取工作。

二、负责博士、硕士、工程硕士答辩及授位等相关工作，负责校外论文的送审工作。

三、负责每年优秀博硕士论文、研究生奖学金、优秀研究生及干部、优秀毕业生的评比，研究生奖学金及优秀博硕士论文奖金的发放与博士、硕士研究生业务费的拨放工作。

四、协助研究生学术交流等工作。

五、协助分管副院长组织本院的学位授权点的申报评估、协助本院研究生导师遴选工作。

六、协助分管副院长组织学科建设、评估等工作。

七、完成学院领导及教务科科长分配的其他工作。

 

研究生教学管理岗位职责：

一、负责研究生学籍注册工作和成绩核对、登记和存档工作。

二、负责研究生课表的编排以及考试安排。

三、负责研究生毕业论文和教学文件的档案馆归档工作。

四、负责研究生教学计划修订和研究生培养方案的修订。

五、落实首问负责制。

六、协助做好学院档案和信息库中研究生相关学位等信息的管理和录入。

七、负责每年新学期的研究生学籍注册工作及新生入学后的迎新和入学教育工作。

八、负责毕业生学位申请人的资格审查工作。

九、完成学院领导及教学科科长分配的其他工作。